Publicado: Quarta-Feira, 21 de Maio de 2008 10:54

Gestão de projetos: fórmula para inovar com foco, prazo e resultados

Muitas empresas prestadoras de serviços trabalham basicamente com projetos, mas carecem de uma metodologia que lhes assegure os resultados planejados

Cada vez mais as organizações colocam a visão taylorista tradicional de lado e assumem uma posição mais inovadora, seja com base em processos ou em projetos. Muitas empresas prestadoras de serviços trabalham basicamente com projetos, mas carecem de uma metodologia que lhes assegure os resultados planejados.Aquelas que perceberam que o desenvolvimento de projetos, quando realizado com base na experiência, resulta na maior parte dos casos em desperdício de tempo e recursos, iniciam uma busca por alternativas de trabalho mais produtivas e eficientes. O desenvolvimento de uma metodologia de gerenciamento de projetos surge assim quase como uma obrigação na busca de eficiência e resultados.

Afinal, o que é um projeto? Segundo o PMI (Project Management Institute), projeto é um esforço temporário para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Se ele é temporário, tem início e fim definidos antes do início de sua execução. Dada a natureza de incertezas e indefinições, próprias da atividade de projeto, a sua segmentação em etapas ou fases é um recurso prático fundamental para melhorar a capacidade de gerenciamento e aumentar a taxa de sucesso do projeto. É preciso notar que mesmo com muitas semelhanças, os resultados dos projetos apresentam diferenças.

Uma metodologia de gerenciamento de projetos traça o caminho entre a concepção do projeto e a sua entrega. Ela serve como uma estrada muito bem sinalizada para o gerente de projeto e sua equipe, revelando o que deve ser feito e como ser feito. Uma metodologia de gerenciamento de projetos, como qualquer metodologia de trabalho, se fundamenta em três elementos. O primeiro deles são os processos, ou seja, o conjunto de passos e/ou atividades que ordenam e estruturam o trabalho a ser realizado. Eles podem estar organizados de várias formas, mas normalmente relacionam-se à cronologia a ser seguida. Após, temos as ferramentas de suporte, ou tecnologia, softwares,etc. Em terceiro lugar, vem os padrões, que são formulários, relatórios e controles.

By Paula Zygielszyper

Vamos iniciar informando o que não é – não é somente fazer segurança contra hakers, vírus e assemelhados, roubo de informações, e invasão de privacidade. É exclusivamente isto que a maioria das empresas entende como segurança da informação. Contratam um técnico de informática especializado neste aspecto da segurança (muitas vezes é o mesmo técnico ou a mesma empresa que instalou o sistema de segurança ou a rede) para fazer o diagnóstico e indicar / implementar dispositivos e procedimentos para a segurança do ambiente informatizado. Este procedimento implica em duplo risco: 1) põe a raposa a cuidar do galinheiro e 2) não tratam dos demais riscos que ameaçam as informações.

A Segurança da informação é garantir que as informações (em qualquer formato: mídias eletrônicas, papel e até mesmo em conversações pessoais ou por telefone) – estejam protegidas contra o acesso por pessoas não autorizadas (confidencialidade), estejam sempre disponíveis quando necessárias, e que sejam confiáveis (não tenham sido corrompidas ou adulteradas por atos de pessoas mal intencionadas).

Para que haja segurança das informações primeiramente deve ser feita uma Análise de Risco que identifique todos os riscos (vulnerabilidades + ameaças) que ameacem as informações, considerando três categorias básicas – riscos administrativos, físicos e tecnológicos.

Identificados os riscos, o relatório da Análise de Risco deve apontar as soluções que eliminem, minimizem ou transfiram os riscos. É importante lembrar que não se consegue eliminar 100% dos riscos, e aqueles que não são elimináveis devem ser gerenciados para que, ocorrendo um evento que ameace as informações, providências sejam tomadas objetivando garantir, a partir de procedimentos de contingência, a disponibilidade das informações e a continuidade dos processos críticos do negócio.

Finalmente, a alta administração da empresa deve avaliar o relatório da Análise de Risco, e a partir do conhecimento das ameaças e vulnerabilidades, devem decidir, considerando o custo x benefício, quais riscos que devem ser eliminados, quais as providências para minimizar outros e finalmente quais os que devem ser transferidos para terceiros (p.ex. comprar cobertura por seguro e/ou fazer outsourcing).

Como pode ser entendido pelo acima, a segurança da informação é assunto estratégico e deve ser tratado no nível apropriado da organização que é a alta administração (sócios proprietários e/ou diretoria executiva). Não deveria ser simplesmente delegada ao nível tecnológico operacional, o qual tem papel relevante, mas não é boa prática que tome decisões estratégicas que envolvam a Tecnologia da Informação e a continuidade dos negócios.

Há quase dois meses perguntei se você confiaria seus dados ao Google. O motivo era o lançamento do Google Apps for Your Domain, uma suíte destinada às pequenas e médias empresas, que inclui ferramentas básicas de office, calendário e email. O fato desses serviços serem on-line significa manter informações e documentos nos servidores do Google. Eis que de lá pra cá algumas coisas aconteceram. Nenhuma relacionada a esses serviços, mas ao Blogger, ferramenta para publicação de blogs da empresa. Portanto a pergunta continua em pé: você confiaria seus dados ao Google?

Blogs do Google hackeados

No dia 7 de outubro, um Sábado, um post apareceu no blog official do Google. Dizia que o inovador serviço de anúncios Click-to-Call, em testes, havia sido cancelado. A blogosfera estranhou, fez algumas suposições durante o fim-de-semana, até que no domingo o post foi tirado do ar.

Este mesmo blog oficial do Google foi acidentalmente apagado em março deste ano. Um leitor, ao descobrir que o endereço do blog estava disponível, recadastrou e colocou uma mensagem no ar. Sorte do Google que esse leitor foi simpático e postou uma mensagem alertando a empresa de que algo de errado tinha acontecido com o blog deles. Logo depois o Google recuperou o backup, voltando ao ar com uma mensagem explicando o acontecido.

Essa semana novamente problemas com os blogs oficiais do Google. O Buzz Blogger, blog que fala sobre o serviço Blogger mostrou uma mensagem um tanto estranha que mais tarde, informaram, foi um engano de algum funcionário da empresa que postou, sem querer, mensagem que deveria ir para o blog pessoal desta pessoa.

Segurança da Informação

O que houve nos três casos foram falhas na política de segurança da informação do Google. A definição da segurança da informação diz, segundo a Wikipedia: “Proteger sistemas de informação contra acesso não autorizado, modificação da informação, tanto no armazenamento, processamento ou manipulação(…)”. Fica claro que houve falhas.

A missão do Google é organizar toda informação do mundo, tornando-a amplamente disponível, algo assim. E nós ajudamos ao usar o Gmail, o serviço de Buscas, os orkut, o Google Docs, o Analytics, etc… tudo faz parte de um processo maior que é descobrir hábitos das pessoas e lhes oferecer buscas e anúncios mais relevantes. O perigo está em disponibilizar essas informações para o Google e no dia seguinte descobrir que, por falha na segurança da informação, os dados tornaram-se públicos.

Leituras relacionadas

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By Alexandre Fugita - Techbits (http://techbits.com.br)

É importante reconhecer que todo tipo de projeto necessita de certo nível de gerenciamento. Quanto maior e mais complexo for um projeto, maior será a necessidade do processo formal, estruturado e padronizado Pequenos projetos necessitam de um processo estruturado, mas não necessitam ser igualmente elaborados ou complexos. Obviamente, existe um custo associado ao esforço de gerenciamento de projetos, entretanto, os benefícios obtidos excedem os custos empregados na tarefa de gerenciamento. Destacamos os seguintes:

• Evita surpresas durante a execução dos trabalhos;
• Permite desenvolver diferenciais competitivos e novas técnicas, uma vez que toda a metodologia está sendo estruturada;
• Antecipa as situações desfavoráveis que poderão ser encontradas, para que ações preventivas e corretivas possam ser tomadas antes que essas situações se consolidem como problemas (pró-atividade);
• Adapta os trabalhos ao mercado consumidor e ao cliente;
• Disponibiliza os orçamentos antes do início dos gastos;
• Agiliza as decisões, já que as informações estão sendo estruturadas e disponibilizadas;
• Aumenta o controle gerencial de todas as fases a serem implementadas devido ao detalhamento ter sido realizado;
• Otimiza a alocação de pessoas, equipamentos e materiais necessários;
• Documenta e facilita as estimativas para futuros projetos;
• Traz a cultura de captar lições aprendidas em projetos anteriores, o que leva invariavelmente a um grande ganho tanto em eficiência como em eficácia na condução de novos projetos.